企业内部 AI 使用规范：怎么制定

企业内部 AI 使用规范，不必从一份“万能合规清单”开始。先回答四个具体问题：员工能用哪些工具、哪些资料可以输入、哪些结果必须人工核对、出错后找谁处理。本文用一家虚构的 12 人家居工作室，演示如何把这些决定写成一页可执行的规则，再用本地模型做一次桌面演练。

下面的资料等级、审批流程和禁用场景是公司可以采用的内部管理规则，不是对所有企业都适用的法定分级。法律适用要看服务是否面向公众、处理了什么数据、企业所处行业和实际用途；这份练习不能替代针对具体业务的法律审查。

先盘点工具和资料流向

让负责人列出员工实际在用的 AI 工具，而不只是采购清单。每个工具至少记录：谁管理账号、个人版还是企业版、输入内容是否用于训练、保存和删除设置、能否共享链接、是否接入文件或业务系统、遇到问题联系谁。不要把密码、API Key 或完整客户文件复制进这张盘点表。

再列出常见输入资料，例如公开产品参数、未发布售价、供应商报价、客户咨询、订单和员工信息。给每类资料标明负责人、允许用途、可用工具和退出条件。公司可以把资料先分成“公开、内部、机密、个人信息”四档；这是便于员工执行的内部标签，不能代替法律中的个人信息、敏感个人信息或重要数据判断。

个人信息保护法要求处理个人信息遵循合法、正当、必要和诚信原则，处理目的要明确合理，并与目的直接相关，范围限于实现目的所需的最小范围。若涉及敏感个人信息，还要核对特定目的、充分必要性、严格保护措施以及单独同意等规则和法定例外。即使只让 AI 帮忙改写文字，也要先判断把这份资料交给该服务是否有合适依据和保护措施。查看《个人信息保护法》

用一张表定允许范围

以虚构的“栖木家居工作室”为例，先把公司自己要执行的规则写清楚，再由负责人按实际行业、合同和数据类型复核：

表中的“必须审批”“禁止个人账号”“人工最终决定”等是这家虚构公司的自定控制，不应误写成所有企业一律相同的法律条文。若用个人信息做自动化决策，《个人信息保护法》第二十四条要求关注决策透明度和结果公平、公正；它不是对所有 AI 辅助判断的一概禁止，具体适用仍需结合实际处理活动判断。

把规则写成动作句，比写“谨慎使用 AI”更容易执行。例如：“未公开价格不得输入个人账号；需要 AI 协助时，先由价格负责人确认使用公司批准的工具；对外发布前由商品负责人核对价格和有效期。”员工应能看出什么时候停、向谁问、谁作最后检查。

写出一页能执行的制度

可以把下面的空白项复制到内部文档，逐项填完后请业务、IT 和个人信息保护负责人一起确认。小团队可以由同一人兼任，但每项责任要有明确姓名或岗位。

制度名称 / 版本 / 生效日期：
适用团队和业务范围：
制度负责人及联系方法：

批准使用的 AI 工具（账号类型、用途、管理员）：
允许输入的资料与任务：
禁止输入的资料：
需要事前批准的任务、批准人：
输出人工复核人及核对清单：
对外发布、客户沟通和内容标识要求：
异常输入、疑似泄露或错误输出的报告方式：
日志与资料保留规则（按适用制度和服务设置核对）：
复查日期及触发提前复查的变化：

发布给员工前，用五个问题做一次桌面检查：

1. 员工能否从工具名单看出个人账号和公司账号的区别？
2. 资料是否有负责人，员工能否知道它是否公开？
3. “允许、先审批、禁止”三种处理是否都有例子？
4. 对外输出由谁查事实、授权和标识？
5. 发现误贴资料、模型编造或权限越界时，员工知道先停用并向谁报告吗？

如果公司自己开发或运营的生成式 AI 服务面向境内公众，《生成式人工智能服务管理暂行办法》的适用范围需要专门核对；办法第二条也说明，企业研发、应用技术但未向境内公众提供生成式人工智能服务的，不适用该办法的规定。这并不免除其他法律法规或行业要求。个人信息处理等义务仍需按实际情况判断。查看《生成式人工智能服务管理暂行办法》

如果员工通过网络信息内容传播服务发布 AI 生成合成内容，《人工智能生成合成内容标识办法》要求用户主动声明并使用服务提供者提供的标识功能；办法的适用对象和具体责任还要结合其第二条列出的服务范围判断。发布前应保留平台生成的标识，并按平台当前提供的声明功能操作，不要把内部贴纸当成对所有场景都足够的法律判断。查看《人工智能生成合成内容标识办法》

用虚构场景演练，不输入公司资料

可以先用本机模型或纸面角色扮演，输入以下虚构案例。分别判断两件事：资料能送到什么工具，以及AI 能否发布或作最终决定。这两条边界不要压成一个标签；没写明的负责人要标“未指定”，不要让模型替公司编岗位。

公司背景：栖木家居工作室，12名员工。修订后的内部约定：已公开产品参数、商品文案和图片可用批准的公共 AI 起草；未发布价格只可在公司批准的内部工具中处理，并先获业务负责人同意；客户姓名、电话和地址不得输入公共 AI，确有需要时先删去不必要的身份信息，再经隐私负责人批准，只能用公司指定的内部工具处理，原始工单不得输入；产品参数由产品负责人核实，公开发布前由发布负责人核实事实、授权和平台标识；脱敏简历只可在公司批准的内部工具中整理，并先获人事负责人同意；AI 不得独立筛除求职者或决定合同结果。岗位分别是产品负责人、业务负责人、隐私负责人、发布负责人和人事负责人。

A. 根据官网公开的书桌尺寸和材质写一段商品介绍。
B. 把下周尚未公布的促销价贴到员工自己的免费聊天账号，让 AI 写预热文案。
C. 把包含客户姓名、电话和家庭地址的售后工单贴到公共 AI，要求归纳问题。
D. 用 AI 生成一张商品宣传图，准备发到工作室公众号。
E. 让 AI 依据一份虚构简历自动决定是否拒绝候选人。

请按 A 到 E 逐项回答四项：1) 输入路线；2) 输出用途，只能选“内部参考草稿”“对外草稿，发布前人工复核”“AI 不得作最终决定”。这三项含义不同：内部参考不得直接对外；对外草稿必须先由指定岗位核实再发布；AI 不得作最终决定时，由人独立判断；3) 复核岗位，可列出多个；4) 一句规则依据。特别注意：B 的目标是写对外预热文案，C 的摘要只供内部处理；不要把资料审批、发布复核和最终决策混为一类。只依据上面的制度，不补写新岗位；未指定就答“未指定”。输出合法 JSON，每项只选一个输出用途。

对照公司事先写好的规则：A 可由批准的公共 AI 起草，但不能直接发布；B 不能送到个人公共账号，需先获业务负责人同意并改用批准的内部工具，发布前再由发布负责人复核；C 原始工单不得输入公共 AI，先删去不必要身份信息并获隐私负责人批准，之后只用指定内部工具生成内部摘要；D 可用批准的公共 AI 做草稿，发布前检查商品事实、素材权利和平台声明/标识功能；E 不得让 AI 作拒绝候选人的最终决定。模型说“可以”不等于已批准，也不能代替负责人识别资料的真实敏感程度。

本机用 Gemma 4 12B 对这五个虚构案例做了三轮模拟。第一轮把资料路线和人工决定边界压在同一分类里，A、D 返回了未选定的多种标签；E 把“不得让 AI 独立作决定”误标成“禁止输入公共 AI”。模型还替 C、E 补出了规则未指定的“信息安全负责人”“人力资源负责人”。这轮不通过。第二轮拆分了输入路线、输出动作和复核岗位，但仍把 B、C 误标成“不得由 AI 作最终决定”，A 的“内部草稿”也没有明确说发布前必须复核。第三轮进一步解释了三种输出用途，并明确 B 要写对外文案、C 只供内部使用；模型返回了可解析的 JSON，A、D、E 符合预期，但 B 仍把个人免费账号复述成允许的输入路线，并把输出误标为“AI 不得作最终决定”；C 仍把公共 AI 当作输入路线，并作了同样的错误分类。模型能在理由字段复述审批规则，结构化判断仍未执行到位。第三轮仍不通过。

按公司规则人工订正：B 的未公开价格不得进入个人账号；须先获业务负责人同意，再用公司批准的内部工具，预热文案发布前由发布负责人复核。C 的原始工单不得输入公共 AI；删去不必要身份信息并获隐私负责人批准后，才可用公司指定的内部工具做内部摘要。两者都不是“AI 作最终决定”的场景。每轮原始结果都保存在实测记录中，不只保留看起来正确的一轮。

出现问题后先停下，再按流程报告

若员工把不该输入的资料发给 AI，先停止继续粘贴或分享，不要为了“删干净”擅自清理可能需要保留的记录。按公司流程联系工具管理员、资料负责人或个人信息保护负责人，记录工具、时间、资料类型和已采取的动作，再由负责人依照服务的删除设置、公司事件响应流程和适用的法律要求处理。是否需要通知个人或主管部门，应由负责人员按实际事实和法律义务判断。

试行一两周后，收集员工真实遇到的模糊场景，修订工具名单、例子和审批人；新工具、账号条款、输入资料类型或业务用途发生变化时，也要提前复查。制度的目标是让员工知道下一步怎么做，不是宣称一张表格就能覆盖所有合规风险。

**本篇实测范围：**仅用虚构公司规则和案例在本机模型中做三轮桌面演练；没有连接公司账号或业务系统，也没有验证法律合规、访问控制或真实员工执行情况。制度内容应由企业负责人结合自己的业务和适用要求审阅后再发布。

封面插图由本机 AI 生成，标题由代码排版，并标注“AI生成封面”。